jueves, 12 de noviembre de 2015

10 razones para usar Google Apps for Work Perú para tu negocio



Hace unos días conversaba con un cliente sobre los beneficios de Google Apps for Work Perú para su empresa. De la conversación me quedó claro que uno, además de lo que puede saber sobre el producto o servicio que ofrece debe probarlo o usarlo, ya que a partir de casos prácticos fue muy sencillo explicarle varios beneficios.

Nosotros en la oficina hemos estado haciendo uso de Google Apps desde hace 8 años cuando esta aplicación  tenía algunos meses de implementado con el famoso Gmail for your Domain, nuestro dominio original inclusive tiene hasta 100 cuentas estándar (originalmente se ofrecieron 200).

Con este ínterin de por medio le expliqué algunas cosas útiles que hemos encontrado en Google Apps for Work Perú para nuestro trabajo diario y he querido compartir con Uds. algunas de estas experiencias aquí.

1. Gmail Empresarial con tu propio dominio, para demostrar la seriedad que ofrecemos. 

No voy a recalcar sobre lo bueno que es Gmail, creo que para la mayoría de nosotros está claro lo bien que trabaja este correo electrónico, pero el problema radica en que no puede ser personalizado. El hecho de tener un extraño correo como sabrastusac1243@gmail.com o algo como contabilidad_empresademieirl@gmail.co no te ayuda con la seriedad y profesionalismo que tu empresa, tu emprendimiento o que tu servicio profesional ofrece. Unido a la posibilidad de tener 30 GB de espacio, y un correo, que nunca falla prácticamente, en 99.9% de las veces un gran razón para usar el Gmail para Empresas que Google Apps ofrece.



2. Espacio para guardar tus archivos en la nube o espacio para tu correo electrónico.

Hace pocos años, Google ofreció unificar el espacio que ofrecía por separado ( 25 GB para Gmail para Empresas y 5 GB para Drive), esto nos fue útil porque nuestros archivos que estaban en la nube habían superado el espacio ofrecido y teníamos la difícil decisión de invertir en comprar más espacio (que en el 2013 era caro), cuando nuestro email no tenía más de 1 GB de uso. Ahora inclusive puedes comprar 100 GB por menos de USD 24 al año para cualquiera de tus cuentas y usarlas tanto para tu Gmail para Empresas o guardar todos tus archivos en Drive.

3. Accedes a tus documentos en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo.

¿Se acuerdan cuando debían volver a la oficina por un documento que habías olvidado?, parece arcaico ahora ¿no?. El hecho de revisar un documento en línea desde mi Smartphone en mi casa o camino al trabajo hace que nuestro trabajo sea eficiente y productivo. Además Google Apps tiene aplicaciones para Android, Iphone o Ipad y se adapta al navegador por lo que está diponible inclusive para modificar documentos en línea.

4. Google Contactos y sincronización con mi smarthpone. 

Recuerdo aún mis viejas agendas en las cuales tenía que hacer el proceso de mover todo mi directorio telefónico, cada año y encima tener que guardar estos pesados documentos, ya que era probable que la agenda se perdiera y debía reconstruir mis datos nuevamente. ¡Qué tiempos!, ahora es tan sencillo que lo datos de tus contactos estén en tu Gmail Corporativo y que si se pierde tu Smartphone puedas restaurar en un click los datos tus tan importantes contactos en uno nuevo.

5. Te ayuda a controlar lo que sucede en tu empresa. 

Muchos dueños de pequeñas empresas nos han pedido varias veces que todo los correos electrónicos que entren a su empresa puedan llegar también a sus cuentas (los que conocen el CPANEL, pueden hacerlo fácilmente) y también todo los correos que salen también. Con Google Apps for Work Perú puedes realizar este proceso fácilmente en el Panel de Administración haciendo un enrutamiento del correo electrónico, con lo que logras que todos los correos que entran y salen de tu empresa puedan estar controlados (o algunos, dependiendo de tus necesidades)




6. Controlas el ancho de banda para subir o bajar datos con el Drive para Windows y no haces lento el Internet de la oficina subiendo tus archivos al cloud. 

Cuando salió la aplicación de Drive para subir tus archivos automáticamente, nos propusimos tener los archivos más importantes en la nube, pero como estamos en Perú y aquí lamentablemente la conexión es bastante limitada en muchos lugares como donde estamos, nos encontramos bastante preocupados porque el Internet en la oficina se ponía bastante lento. Hasta que Google Apps for Work Perú hizo una actualización para controlar el ancho de banda que podía usar para hacer este proceso. Una solución genial.

7. Compartir y trabajar en equipo con los documentos.

 Fue anticipado proponer una solución de trabajo compartido en la nube, la verdad no lo usamos hasta que nos atrevimos a escribir nuestros documentos en la nube. El hecho de enviar documentos y proformas para que el gerente comercial lo aprobara era bastante común y frecuente hace unos años. Habían confusiones con los diferentes versiones del documentos (si es que no estaban impresos), inclusive cuando estos hacían un viaje de oficina en oficina. Hace bastante tiempo que no imprimimos documento (ahorra tinta y papel), además ahora trabajamos varias personas en un mismo documento, a la vez, lo que agiliza varios procesos.

8. Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones y otros archivos que no ocupan espacio. 

Un documento de Office además de necesitar de la licencia, subirlo a la nube, modificarlo, volverlo a subir y tener varias versiones que ocupan espacio; frente a los ofrecidos por Google Apps for Work, no tiene comparación. Encima no ocupan espacio, por que Google considera estos documentos con 0 bytes de almacenamiento en la nube.



9. Documentos y hojas de cálculo que se pueden publicar en la web incrustando un código en la página web que desees.

Muchas ocasiones hemos tenido que publicar documentos en línea (Docs y Presentaciones)  y no queríamos que estos perdieran el formato que le habíamos dado o que necesitábamos actualizar y tampoco queríamos actualizar dos veces el documento,  original y de la web. Por ello que el código incrustado que te ofrece Google Apps for Work Perú te ayuda a hacer este proceso en un click

10.Auditoría, inicio de sesión desde un IP determinado y  CMR integrado. 

Nos ha ocurrido con clientes que  necesitan tener todos sus backups de sus correos electrónicos porque hay instituciones del estado que hacen auditoría (por ejemplo en el caso de lavado de activos), esto se solucionó a través de Vault de Google Apps for Work Ilimitado. En el caso de un cliente de una financiera, debido a la reserva de sus datos requería por ejemplo que sólo se pudiera acceder a Google Apps for Work dentro de la institución, por lo tanto se implementó una solución de Single Sign On a partir de una tercera aplicación de Google Apps for Work, ya que hay aplicaciones  que se pueden comprar y que funcionan con el ecosistema de Google. Y finalmente una empresa que necesitaba un CRM y este se integrara con Google Apps for Work Perú, se usó ZOHO CRM en su versión gratuita y ahora lo usan eficazmente, y no es la única opción que puedes encontrar en el Google Apps Market.

¿Te interesa usar Google Apps? Contáctanos para ayudarte a saber cómo hacerlo.

miércoles, 3 de septiembre de 2014

Hangouts es ahora parte del paquete de aplicaciones principales de Google Apps


Nos complace anunciar que ahora Hangouts forma parte del paquete de aplicaciones principales de Google Apps.

Esto significa que se le aplican los mismos términos que dan cobertura a otros productos de Google Apps, como Gmail y Drive. Te respaldamos con asistencia telefónica ininterrumpida, tiempo de actividad del 99,9% garantizado y certificación ISO27001, SSAE 16 y SOC 2.

Para obtener más información sobre cómo mejoran las reuniones cara a cara en el trabajo gracias a Hangouts y a Chromebox para reuniones, no olvides registrarte para estar al día de las novedades.


Atentamente,
El equipo de Google Apps

lunes, 18 de agosto de 2014

Contactos en Google Apps





Contactos: encuentre y administre sus contactos, y envíeles mensajes de correo electrónico.

Con Google Apps, puede organizar, encontrar y contactar a todas las personas y grupos con los que se envía correo electrónico (tanto contactos personales como personas de su organización), y dar seguimiento a la información sobre estos. Puede administrar sus contactos en una libreta de direcciones en línea que se llama Administrador de contactos. También puede encontrar rápidamente direcciones al redactar mensajes de correo o crear eventos en el calendario.

Tipos de contactos

Sus contactos pueden incluir los siguientes:
  • Contactos personales: Estos incluyen los contactos que importa a Google Apps (por ejemplo, de Microsoft Outlook o Lotus Notes), direcciones de personas con quienes se haya contactado por correo electrónico y contactos que agrega directamente al Administrador de contactos.
  • Listas de correo personales: Estas listas son grupos que puede crear en el Administrador de contactos para ayudar a organizar sus contactos personales o para usar como listas de correo personales. Más información sobre grupos de contactos personales
  •  Contactos globales: Si su administrador de Google Apps habilitó los Contactos compartidos para su dominio, también puede acceder a las direcciones de correo electrónico de todas las personas de su organización, así como también de los contactos externos que su organización haya agregado (proveedores, por ejemplo), casi del mismo modo en que lo hacía con la Lista global de direcciones o la Libreta de nombres y direcciones que pueda haber utilizado en Outlook o Notes.
  • Listas globales de correo: Su administrador puede crear Grupos de Google que las personas de su organización pueden usar como listas de correo. Si Google Groups for Business  está habilitado para su dominio, también podría crear listas globales de correo usted mismo.

Enviar un correo electrónico a un contacto con la función de autocompletado


Puede encontrar fácilmente direcciones de correo electrónico al redactar un mensaje, comenzando a escribir la dirección en el campo Para de la ventana de redacción. Gmail conoce las direcciones de todos sus contactos y listas de correo. Gmail también recuerda las direcciones de las personas con las que se haya enviado mensajes de correo electrónico. Cuando comience a escribir una dirección en un correo electrónico (o una invitación a una reunión), aparecerá una lista de direcciones que coinciden. Para ingresar una dirección, simplemente haga clic en ella.


 Nota: Para ver una dirección de la lista global de correo en la lista de autocompletado, primero deberá enviar correo a la lista al menos una vez.

Elegir direcciones de la lista


Para ver una lista de todos los contactos al redactar un correo electrónico, abra el Selector de contactos. Aquí, puede examinar todos sus contactos personales o globales, y puede buscar contactos con la función de autocompletado (empiece a escribir para ver una lista de direcciones que coinciden).

 Para abrir el Selector de contactos, haga clic en el vínculo Para: en una ventana de redacción.



Abrir el Administrador de contactos


Para ver y administrar sus contactos, abra el Administrador de contactos. En la ventana de Gmail, haga clic en el logotipo de Correo y elija Contactos en el menú desplegable.



 Aquí, puede examinar o buscar contactos. Puede ingresar información del perfil de los contactos (direcciones comerciales, URL de sitios web, etc.). También puede crear grupos de contactos personales,
que pueden utilizarse para organizar contactos y como listas de correo personales. (Las listas globales
de correo se administran en otro lugar; lo veremos a continuación).

 Mis contactos

Al abrir por primera vez el Administrador de contactos, se mostrarán sus contactos personales, que aparecen en el grupo Mis contactos. (Si aún no ha importado o agregado contactos personales, esta
lista estará vacía). Para ver detalles sobre un contacto, simplemente haga clic en el contacto.



Grupos de contactos predeterminados

Mis contactos es solo uno de varios grupos predeterminados en el Administrador de contactos. Otros grupos pueden incluir:
  •  Mis contactos: Contactos que importó usted mismo, creó en el Administrador de contactos o agregó de otro grupo. La mayoría de los dispositivos móviles se sincronizan con este grupo, pero algunos pueden sincronizarse con otros grupos predeterminados.
  • Más contactados: Las 20 direcciones que usa con más frecuencia. Gmail actualiza automáticamente esta lista para usted.
  • Otros contactos: Contactos que no se han agregado a Mis contactos ni a ningún otro grupo de contactos.
  • Directorio: Si su administrador de Google Apps habilitó los Contactos compartidos para su dominio, este grupo incluye todos los contactos globales de su dominio. 
  • Destacados en Android: Verá este grupo si sincroniza sus contactos con un dispositivo Android. El grupo incluye contactos que destacó como favoritos con Android.
  • Amigos, Familia y Compañeros de trabajo: Estos eran los grupos predeterminados en versiones anteriores del Administrador de contactos. Si los utilizó antes, no pueden eliminarse.


Crear grupos de contactos personales

Por supuesto, también puede crear sus propios grupos, tanto para organizar sus contactos como para usar como listas de correo personales.

Agregar un contacto


  • Abra el Administrador de contactos. 
  • Haga clic en el botón Contacto nuevo.
  • Ingrese la información del contacto en los campos. Para ver otros campos, haga clic en Más.
  • Haga clic en Guardar ahora.

Inicialmente el contacto aparece en Mis contactos. Pero puede moverlo a otro grupo, como se describe
a continuación.


Copiar un contacto en otro grupo

Una vez que cree grupos en el Administrador de contactos, puede fácilmente agregar contactos a esos grupos. Puede agregar un contacto a la cantidad de grupos que desee:

Seleccione el contacto marcando la casilla.

Haga clic en el botón Grupos. 
Seleccione el grupo donde desea agregarlo y haga clic en Aplicar.

Para agregar rápidamente un contacto global a sus contactos personales, seleccione el contacto en el grupo Directorio y haga clic en el botón Agregar a “Mis contactos”.

Examinar o crear listas globales de correo

 Los grupos que cree en el Administrador de contactos solo son para uso personal. Es decir, solo usted puede enviar correo a su grupo Equipo de ciclismo, pero las demás personas de su organización no podrán usar esa dirección de grupo.
Las direcciones de grupo globales que pueden ser utilizadas por todos los miembros de su dominio se administran mediante Grupos de Google. Si su administrador habilitó Google Groups for Business, puede ver estos grupos en el servicio Grupos: En la parte superior de Gmail o de cualquier ventana de Google Apps, haga clic en Grupos. Luego, en la página "Mis grupos", haga clic en Examinar todos los grupos. Si no tiene el servicio Grupos, el propietario del grupo deberá darle la dirección del grupo.

miércoles, 13 de agosto de 2014

Google Classroom, una herramienta gratuita y fundamental para la educación peruana.



Google Classroom es una aplicación que ofrece la posibilidad de que profesores y alumnos peruanos puedan mantenerse en contacto de manera permanente directa y personalizada. Ellos entre sí pueden estar informados sobre actividades y tareas, además de responder y corregir trabajos.

Google Classroom no es una aplicación más, su objetivo es bastante ambicioso, pretende revolucional la dinámica entre profesores y alumnos. Combinando el uso de Google Docs y Google Drive para mejorar la intercomunicación entre los actores principales de la educación: el profesor y el alumno, para ayudar a la organización en general del ámbito educativo en el que se desenvuelven.

Esta aplicación además de ofrecer el contínua comunicación entre los profesores y los alumnos, mejora la vía a través de su presencia en móviles, considerando que tanto alumnos y profesores tienen acceso a dispositivos móviles inteligentes.



"El sistema se ha probado en institutos educativos que van desde el jardín de infantes a universidades, y todo el mundo lo ha podido usar sin problemas," afirmó Zach Yeskel, jefe de proyecto de Google.

Google Classroom "combina Google Docs y Google Drive para que la tarea se haga más fácil de compartir, se les pueda responder a los alumnos y se les haga más fácil la comunicación con el resto de la clase".

Google tiene la confianza de que muchas escuelas lo van comenzar a utilizar muy pronto alrededor del mundo. Google Classroom se lanzó en Estados Unidos hace pocos meses y desde entnces más de 100 000 educadores a nivel mundial desean probarlo.

"Como ex maestro, sé muy bien que pasamos mucho tiempo haciendo cosas fuera de la clase. Mi esposa es maestra y tenemos la mesa de la cocina llena de papeles todo el tiempo. Hoy muchos maestros han encontrado la forma de usar la tecnología para ser mejores educadores y evitar una mayor carga laboral", explicó. En la actualidad hay 30 millones de estudiantes, maestros y trabajadores administrativos que usan aplicaciones de Google para "educar y colaborar con los estudiantes de forma más eficiente". "Nuestro objetivo es hacer que el producto sea mejor para ellos", dijo.

Y concluyó recordando: "Es importante mencionar que Google Classroom es gratis", dijo Yeskel. Google Classroom tampoco incluirá ningún tipo de publicidad, ya que el producto no se creó con fines comerciales.



En el Perú tenemos que considerar que la revolución educativa tiene que apoyarse en herramientas tecnológicas que nos permitan aprovechar las posibilidad de interconexión y conocimiento que nos ofrece Internet. Sin embargo el tema de interconexión aun permanece bastante alejada de zonas rurales y se podría considerar en muchos casos más importante que las vías de comunicación físicas.

Puede consultarnos sobre la instalación y configuración del Google Classroom en Perú a través de este formulario.

Con información INFOBAE, fotos de Paumalaga2011.blogspot.com, profesorajesus.com

miércoles, 6 de agosto de 2014

Preguntas Frecuentes - Google Drive for Work - D4W - Google Apps Unlimited




PREGUNTAS FRECUENTES
  • Ya tengo Google Apps, y no necesito Google Drive Ilimitado (D4W)  para todos ¿Puedo adquirrir D4W para alguna cuentas?
    • Si ya tienes Google Apps y quieres habilitar el D4W o Google Apps Ilimitado debes hacerlo para todo el dominio, no se puede habilitar del D4W por usuario.
  • ¿Cuánto cuesta?
    • El precio es de US$ 120 anual o US$ 10 mensuales, este costo no incluye impuestos.
  • ¿Es ilimitado para todas las cuentas?
    • Para tener almacenamiento ilimitado debe comprarse o tener 5 cuentas o más, de 1 a 4 cuentas tiene un límte de 1 TB de almacenamiento por cuentas
  • ¿Cuál es el límite por cada archivo en D4W?
    • El tamaño máximo por archivo es de 5 TB por cada uno.
  • ¿Requiero cambiar mi correo tradicional a Gmail?
    • No, D4W no cambiará su correo tradicional. Ud. puede usar D4W independientemente del correo que está usando.

miércoles, 30 de julio de 2014

Algunas preguntas frecuentes de Google Apps para Negocios




¿Cómo accedo a Google Apps?

  • Ingrese a http://www.google.com/a/su_dominio.com en cualquier navegador web (asegúrese de reemplazar su_dominio.com con el nombre real de su dominio). Acceda con su nombre de usuario de Google Apps (la primera parte de la dirección de correo electrónico que usará con Google Apps) y su contraseña.

¿Cómo cambio mi contraseña?


  • Ingrese en cualquier página de Gmail y haga clic en el ícono de ajustes  en la esquina superior derecha. Luego, haga clic en Configuración y abra la pestaña Cuentas e importación.
  • En la sección Cambiar la configuración de la cuenta, haga clic en Cambiar contraseña.
  • En la ventana que se abre, escriba su contraseña actual y la nueva.

¿Cuánto me llevará ponerme al día con el uso de Google Apps?


  • Debería comenzar a enviar y recibir correos electrónicos, programar eventos de calendario y administrar contactos de inmediato, sin problemas. Tal vez, acostumbrarse a las funciones de almacenamiento de correo únicas de Gmail, como las conversaciones y las etiquetas, le lleven un poco más de tiempo. Sin embargo, en una semana muchas personas no solo se sienten cómodas con Google Apps, sino que también valoran sus beneficios y ya no extrañan su antigua aplicación.

¿Puedo abrir mi correo electrónico o mi calendario en una nueva pestaña (y no en una nueva ventana)?

Si utiliza el navegador Google Chrome, los vínculos se abrirán en pestañas nuevas de manera predeterminada. Si está usando otro navegador, puede cambiar la configuración del navegador para que abra nuevas pestañas en lugar de nuevas ventanas. En Internet Explorer, por ejemplo, vaya a Herramientas >Opciones de Internet>Pestañas>Configuración y haga clic en Permitir que Internet Explorer decida la forma en que se abren los elementos emergentes.

¿Puedo acceder a Google Apps sin conexión?

Sí, puede configurar Gmail para tener acceso a sus mensajes de correo electrónico más recientes sin conexión. Para habilitar esta función, haga clic en Configuración en la esquina superior derecha de la ventana del correo, luego en la pestaña Sin conexión y, por último, en Habilitar correo sin conexión para este equipo. Tenga en cuenta que si su administrador de Google Apps inhabilitó el acceso sin conexión en su dominio, la pestaña Sin conexión no estará disponible y, por lo tanto, no podrá usar esta función.

¿Necesito utilizar la VPN de mi empresa para acceder a Google Apps cuando no me encuentro en ella?

En la mayoría de los casos, puede simplemente ingresar a su URL de Google Apps para acceder a su correo electrónico y calendario donde sea que se encuentre. Sin embargo, esto no será así si en su empresa se requiere acceso VPN para Google Apps. En ese caso, si se encuentra fuera de la red, primero debe conectarse a la VPN antes de acceder a Google Apps.

¿Puedo acceder a mi cuenta de Google Apps desde otro programa?

Google Apps funciona perfectamente en cualquier navegador web estándar, pero también puede acceder a su cuenta desde otros programas. Estas son sus opciones:

Microsoft Outlook: acceda a su correo, a sus contactos y a sus calendarios de Google Apps desde Microsoft Outlook al usar Google Apps Sync for Microsoft Outlook (disponible si su organización adquirió una cuenta de Google Apps for Business/Education). Más información sobre Google Apps Sync.

Clientes IMAP: también puede acceder a Gmail desde varios otros programas de correo al configurarlos como clientes IMAP. Estos incluyen Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Windows Mail, Apple Mail y otros. Instrucciones sobre los clientes IMAP

Clientes POP: si no puede configurar el programa de correo en IMAP, puede configurarlo como cliente POP. Instrucciones sobre los clientes POP
Requisitos e idiomas

¿Qué navegadores web puedo usar con Google Apps?

Google Apps admite los siguientes navegadores:

Google Chrome
Internet Explorer 7 o superior
Mozilla Firefox 2.0 o superior
Apple Safari 3.0
¿Existen otros requisitos del sistema?

Debido a que Google Apps se ejecuta en un navegador web, solo necesita utilizar un navegador compatible.

¿Qué idiomas son compatibles con Google Apps?

La interfaz de Gmail y la del Calendario de Google se encuentran disponibles en 50 idiomas. Para ver una lista de los idiomas disponibles y las instrucciones para elegir un idioma diferente, visite el Centro de ayuda de Gmail.

viernes, 25 de julio de 2014

La nueva versión de Gmail para iOS



Una nueva versión de Gmail, parte de Google Apps, está disponible del App Store. El lanzamiento incluye:

  • Guardar los archivo adjuntos directamente a Google Drive, ahora se puede acceder a estos archivos desde cualquier sitio sin gastar ancho de banda en tu equipo celular
  • Insertar archivo de Google Drive, directamente en su mensajes
  • Nuevas opciones de administración de cuentas, para escoger cual de ellas pueden estar visibles en tu Gmail sin removers las cuentas del equipo.
  • Ahora puedes cambiar tu imagen del tu profile.