lunes, 18 de agosto de 2014

Contactos en Google Apps





Contactos: encuentre y administre sus contactos, y envíeles mensajes de correo electrónico.

Con Google Apps, puede organizar, encontrar y contactar a todas las personas y grupos con los que se envía correo electrónico (tanto contactos personales como personas de su organización), y dar seguimiento a la información sobre estos. Puede administrar sus contactos en una libreta de direcciones en línea que se llama Administrador de contactos. También puede encontrar rápidamente direcciones al redactar mensajes de correo o crear eventos en el calendario.

Tipos de contactos

Sus contactos pueden incluir los siguientes:
  • Contactos personales: Estos incluyen los contactos que importa a Google Apps (por ejemplo, de Microsoft Outlook o Lotus Notes), direcciones de personas con quienes se haya contactado por correo electrónico y contactos que agrega directamente al Administrador de contactos.
  • Listas de correo personales: Estas listas son grupos que puede crear en el Administrador de contactos para ayudar a organizar sus contactos personales o para usar como listas de correo personales. Más información sobre grupos de contactos personales
  •  Contactos globales: Si su administrador de Google Apps habilitó los Contactos compartidos para su dominio, también puede acceder a las direcciones de correo electrónico de todas las personas de su organización, así como también de los contactos externos que su organización haya agregado (proveedores, por ejemplo), casi del mismo modo en que lo hacía con la Lista global de direcciones o la Libreta de nombres y direcciones que pueda haber utilizado en Outlook o Notes.
  • Listas globales de correo: Su administrador puede crear Grupos de Google que las personas de su organización pueden usar como listas de correo. Si Google Groups for Business  está habilitado para su dominio, también podría crear listas globales de correo usted mismo.

Enviar un correo electrónico a un contacto con la función de autocompletado


Puede encontrar fácilmente direcciones de correo electrónico al redactar un mensaje, comenzando a escribir la dirección en el campo Para de la ventana de redacción. Gmail conoce las direcciones de todos sus contactos y listas de correo. Gmail también recuerda las direcciones de las personas con las que se haya enviado mensajes de correo electrónico. Cuando comience a escribir una dirección en un correo electrónico (o una invitación a una reunión), aparecerá una lista de direcciones que coinciden. Para ingresar una dirección, simplemente haga clic en ella.


 Nota: Para ver una dirección de la lista global de correo en la lista de autocompletado, primero deberá enviar correo a la lista al menos una vez.

Elegir direcciones de la lista


Para ver una lista de todos los contactos al redactar un correo electrónico, abra el Selector de contactos. Aquí, puede examinar todos sus contactos personales o globales, y puede buscar contactos con la función de autocompletado (empiece a escribir para ver una lista de direcciones que coinciden).

 Para abrir el Selector de contactos, haga clic en el vínculo Para: en una ventana de redacción.



Abrir el Administrador de contactos


Para ver y administrar sus contactos, abra el Administrador de contactos. En la ventana de Gmail, haga clic en el logotipo de Correo y elija Contactos en el menú desplegable.



 Aquí, puede examinar o buscar contactos. Puede ingresar información del perfil de los contactos (direcciones comerciales, URL de sitios web, etc.). También puede crear grupos de contactos personales,
que pueden utilizarse para organizar contactos y como listas de correo personales. (Las listas globales
de correo se administran en otro lugar; lo veremos a continuación).

 Mis contactos

Al abrir por primera vez el Administrador de contactos, se mostrarán sus contactos personales, que aparecen en el grupo Mis contactos. (Si aún no ha importado o agregado contactos personales, esta
lista estará vacía). Para ver detalles sobre un contacto, simplemente haga clic en el contacto.



Grupos de contactos predeterminados

Mis contactos es solo uno de varios grupos predeterminados en el Administrador de contactos. Otros grupos pueden incluir:
  •  Mis contactos: Contactos que importó usted mismo, creó en el Administrador de contactos o agregó de otro grupo. La mayoría de los dispositivos móviles se sincronizan con este grupo, pero algunos pueden sincronizarse con otros grupos predeterminados.
  • Más contactados: Las 20 direcciones que usa con más frecuencia. Gmail actualiza automáticamente esta lista para usted.
  • Otros contactos: Contactos que no se han agregado a Mis contactos ni a ningún otro grupo de contactos.
  • Directorio: Si su administrador de Google Apps habilitó los Contactos compartidos para su dominio, este grupo incluye todos los contactos globales de su dominio. 
  • Destacados en Android: Verá este grupo si sincroniza sus contactos con un dispositivo Android. El grupo incluye contactos que destacó como favoritos con Android.
  • Amigos, Familia y Compañeros de trabajo: Estos eran los grupos predeterminados en versiones anteriores del Administrador de contactos. Si los utilizó antes, no pueden eliminarse.


Crear grupos de contactos personales

Por supuesto, también puede crear sus propios grupos, tanto para organizar sus contactos como para usar como listas de correo personales.

Agregar un contacto


  • Abra el Administrador de contactos. 
  • Haga clic en el botón Contacto nuevo.
  • Ingrese la información del contacto en los campos. Para ver otros campos, haga clic en Más.
  • Haga clic en Guardar ahora.

Inicialmente el contacto aparece en Mis contactos. Pero puede moverlo a otro grupo, como se describe
a continuación.


Copiar un contacto en otro grupo

Una vez que cree grupos en el Administrador de contactos, puede fácilmente agregar contactos a esos grupos. Puede agregar un contacto a la cantidad de grupos que desee:

Seleccione el contacto marcando la casilla.

Haga clic en el botón Grupos. 
Seleccione el grupo donde desea agregarlo y haga clic en Aplicar.

Para agregar rápidamente un contacto global a sus contactos personales, seleccione el contacto en el grupo Directorio y haga clic en el botón Agregar a “Mis contactos”.

Examinar o crear listas globales de correo

 Los grupos que cree en el Administrador de contactos solo son para uso personal. Es decir, solo usted puede enviar correo a su grupo Equipo de ciclismo, pero las demás personas de su organización no podrán usar esa dirección de grupo.
Las direcciones de grupo globales que pueden ser utilizadas por todos los miembros de su dominio se administran mediante Grupos de Google. Si su administrador habilitó Google Groups for Business, puede ver estos grupos en el servicio Grupos: En la parte superior de Gmail o de cualquier ventana de Google Apps, haga clic en Grupos. Luego, en la página "Mis grupos", haga clic en Examinar todos los grupos. Si no tiene el servicio Grupos, el propietario del grupo deberá darle la dirección del grupo.

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